本文提示外贸企业如果存在未按规定进行单证备案的情形，相关出口业务适用免税政策。不仅退不了税，主管税务机关还会予以处罚。所以，外贸企业赶快重视起来管理好备案单证吧，不要因小失大。

一、备案单证如何进行管理

根据《国家税务总局关于发布<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>的公告》（国家税务总局2012年第24号公告）第八条第（四）项规定，出口企业应在申报出口退（免）税后15日内，将所申报退（免）税货物的下列单证，按申报退（免）税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》，注明备案单证存放地点，以备主管税务机关核查。

1．外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等；

2．出口货物装货单；

3．出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证）。

若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。

视同出口货物及对外提供修理修配劳务不实行备案单证管理。

需要提醒的是，一些外贸企业因不熟悉规定，误将装箱单（Packing List）当做装货单进行单证备案。还有一些外贸企业在承付国内运费的情况下，并没有意识到应该将相关承付运费的国内运输单证纳入备案单证管理。

二、如果未按规定进行单证备案，会产生什么后果？

（一）适用免税政策

根据《国家税务总局关于<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>有关问题的公告》（国家税务总局2013年第12号公告）第五条第（八）项规定：

“出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。”

（二）主管税务机关予以处罚

根据《国家税务总局关于发布<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>的公告》（国家税务总局2012年第24号公告）第十三条第（一）项第2目规定，出口企业和其他单位有下列行为之一的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定予以处罚。

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2．未按规定装订、存放和保管备案单证的。

因此，如果外贸企业存在未按规定进行单证备案的情形，相关出口业务适用免税政策。不仅退不了税，主管税务机关还会予以处罚。所以，外贸企业赶快重视起来管理好备案单证吧，不要因小失大。